나를 업그레이드 시켜주는 메모의 기술

2016. 2. 11. 10:12

단순히 잘 기억하기 위한 메모가 아닌, 업무에 효율을 높여주는 메모 비법은 따로 있다. 메모광 네 사람이 귀띔하는 기가 막힌 메모의 기술.

‘메모꽝’이 자주 저지르는 실수

1 메모한 게 어디에 있는지 모른다
그때그때 메모를 잘하기는 하지만 정작 필요할 때 그 메모가 적혀 있는 노트가 어디에 있는지 몰라 활용하지 못한다. 보통 부피가 너무 작은 노트를 사용하거나 종이쪽지, 이면지에 아무렇게나 써서 쓰레기인지 메모인지 구분이 안 되는 곳에 메모하기 때문이다. 회사에서 매일 쓰는 노트일수록 A4 크기 이상이거나 부피가 두꺼운 것을 사용하라고 권하는 이유다.

2 내가 쓴 글씨, 나도 못 알아 본다
“이거 뭐라고 쓴 것 같아?” 옆에 앉은 동료에게 내가 쓴 글씨를 물어봐야 하는 우스꽝스러운 상황은 메모꽝들에게 자주 벌어진다. 급한 마음에 휘갈겨 쓴 글씨의 내용을 해독할 수 있는 건 그나마 그 글씨의 주인일 뿐이거늘. 메모의 기본은 최소한 알아볼 수는 있게 써야 한다는 것이다.

3 메모만 하고 다시 보지 않는다
아무리 열심히 메모를 해도 그것을 다시 보지 않으면 아무 소용없다. 이미 노트에 적어두고서도 같은 내용을 동료에게 물어보는 사람들은 메모의 기본적인 용도를 모르는 것이다. 적재적소의 순간에 메모 내용을 파악할 수 있도록 한번 써둔 내용은 하루에 한 번씩 훑어보는 습관을 갖는 게 좋다.

아날로그 메모법

종이와 펜만 있으면 많은 것들이 한결 쉬워진다.

메모는 한곳에
용도별로 나누기보다는 한곳에 몰아서 메모하는 게 좋다. 노트를 여러 권 쓰면 갖고 다니기에도 불편하고, 필요한 내용을 찾거나 분류하는 데 많은 시간을 할애해야 한다. 끈기 없는 사람은 노트를 사용하다가 중간에 포기하기도 한다. 서로 다른 종류의 정보가 뒤섞여 있더라도 생각이 충돌해 창의적인 아이디어를 떠올리는 데 도움이 된다. 단, 메모할 때는 반드시 날짜를 기입한다. 대략 언제쯤 쓴 내용인지만 파악되면 내용을 쉽게 찾을 수 있기 때문이다.

메모 그리고 정리, 또 정리
회의 자료를 나눠주는 게 아니라면 보통은 회의 내용을 수기하는 수밖에 없다. 회의가 끝난 후에 써둔 내용을 보면서 중요 부분을 형광펜이나 눈에 띄는 색펜으로 강조 표시를 한다. 시험을 대비해 밑줄 긋고 중요 표시를 해두는 것과 같은 이치다. 상사의 짤막한 지시를 적을 때는 보통 포스트잇이나 한 손에 들어오는 작은 노트를 사용한다.그때 적은 메모는 개인 노트에 시간 순서대로 붙인다. 이렇게 하면 포스트잇에 한 메모를 다시 봐야 할 때 빨리 찾을 수 있기 때문이다.

날짜별, 시간대별로 기록
출근하자마자 노트에 ‘오늘 해야 할 일’을 시간대별로 정리해두면 시간을 보다 효율적으로 사용할 수 있다. 이를테면 ‘1 출근~10시까지 회의 준비, 2 점심 시간까지 거래처에 보낼 보고서 작성’처럼 시간을 잘게 쪼갠다. 스스로 데드라인을 정해놓으면, 일을 미루거나 스케줄을 어길 일이 없다. 업무 중요도에 따라 우선순위를 색깔을 달리해 메모한다. 일을 완수하면 펜으로 줄을 그어 지운다. 메모할 때 펜 색깔은 2~3개 정도로 정한다. 너무 많은 색의 펜을 이용하면 번잡해 보이기만 할 뿐이다.

공사 구분
공사다망한 사람이라면 회사에 두고 쓰는 스케줄러에는 업무 관련된 기록을 적고, 개인적으로 들고 다니는 스마트폰이나 다이어리에는 친구들과의 약속을 정리한다. 개인 스케줄용 노트는 늘 가방이나 몸에 지니고 다니는 것으로 한다. 기억력만 믿고 있다가 회식 날짜와 10년지기 모임 날짜가 겹쳐 곤란한 상황이 생기는 걸 미연에 방지하기 위해서다. 회사에서 쓰는 스케줄러는 최대한 공간이 널찍한 것으로 쓴다. 스케줄이 추가되거나 새로운 아이디어가 떠오를 때 메모를 추가하기 편리하기 때문이다.

지난 메모 다시 보기
성향에 따라 메모해둔 노트를 몇 년 동안 모아두는 사람이 있고, 기간을 정해 그때그때 버리는 사람이 있다. 보관을 하든, 버리든 상관없이 일단 다 쓴 노트는 한번 더 홅어본다. 시간이 지나서 필요할 내용이면 새로운 노트에 옮겨 적거나 따로 시간을 내 노트 내용 전체를 스캔해 파일로 저장한다. 혹은 스마트폰으로 사진을 찍어둔다. 파일로 저장한 메모는 기간별로 폴더를 나누어 정리해 USB나 외장하드, 클라우드 서비스를 이용해 저장한다.

효과 2배 독서법
아무리 열심히 독서를 해도 책 내용을 기억 못하면 쓸모가 없다. 책을 오래도록 기억하려면 좋은 문구를 따로 노트에 적는다. 메모한 글귀에 대한 자신의 생각을 적어도 좋다. 혹은 책에 대한 총평을 짤막하게라도 메모하면 책을 보며 ‘내가 이 책을 읽었던가?’ 하며 갸우뚱거릴 일도 없다. 책을 읽은 기간까지 적어두면 내가 한 달 또는 1년에 책을 어느 정도 읽는지 한눈에 볼 수도 있다. 노트에 필기한 내용을 블로그나 SNS에 한 번 더 적으면 생각을 더 명확하게 정리하게 된다.

디지털 메모법

스마트폰만 있다면 누구나 할 수 있다.

페이스북-담벼락 기록
공감가는 글 또는 필요한 정보가 담긴 기사를 발견하면 일단 빠르게 스캔한 후, 핵심 문장이나 생각을 짤막하게 담아 담벼락에 공유한다. 이렇게 하면 이동하는 중이나 시간이 남을 때 다시 한 번 그 기사를 읽게 된다. 페이스북 친구가 ‘좋아요’를 누르거나 댓글을 달면 알림이 뜨기 때문에 여러 번 보는 것도 가능하다. 당장은 아니더라도 나중에 참고자료로 사용하고 싶을 때는 브라우저 공유 기능을 이용해 ‘포켓(pocket) 서비스’에 저장한다. 글쓰기를 할 때 참고 자료가 필요하면 포켓에 들어가 그동안 저장해둔 자료를 검색해서 사용할 수 있다.

트위터-하트의 기적
좋은 글귀나 저장하고 싶은 이미지가 있으면 리트윗을 하거나 하트를 누른다. 당장은 시간이 없어서 읽을 수 없는 글을 나중에 다시 찾아볼 수 있다. SNS에는 내가 업로드한 날짜가 정확히 표기돼 있어 기억을 환기할 때도 좋다. 꼭 자료를 찾지 않아도 기록 보관용으로 사용하기에도 좋은데, 이를테면 내가 읽은 책에서 기억하고 싶은 문구를 그때마다 트위터에 올리는 식이다. 기획을 짤 때 도무지 좋은 아이디어가 떠오르지 않으면 찾게 되는 귀한 자료다.

인스타그램-해시태그의 기발함
생각보다 많은 사람이 스마트폰 카메라에 저장된 사진을 컴퓨터에 옮겨 정리하는 일을 귀찮아 한다. 스마트폰에 저장돼 있는 사진을 정리할 때 인스타그램 해시태그를 이용하는 것도 좋다. 예를 들어, 지난 휴가 때 찍은 사진을 한눈에 볼 수 있도록 정리하고 싶다면 해시태그를 #‘하와이20151224+아이디’로 정리한다. 다른 사람들이 사용할 만한 해시태그 말고, 나만 알 수 있는 것으로 정해야 검색하기 쉽다. 인스타그램에는 사진을 바로바로 올릴 수 있으니 접근성이 훨씬 좋고 간편하다.

비밀 계정의 비밀
SNS를 이용한 메모의 단점은 내가 쓴 메모가 어떤 식으로든 남들에게 공개될 수밖에 없다는 것. 공개하고 싶지 않은 메모가 있다면 비밀 계정을 만들어 일기처럼 올리는 방법도 있다. 특히 트위터는 복수 계정을 가지고 있는 사람이 사용하기에 용이한 인터페이스를 갖추고 있다. 마치 폴더에서 또 다른 폴더로 넘어가듯 계정만 바꿔 로그인할 수 있다. 일반 스마트폰 메모장에서는 하나씩 메모를 클릭해서 내용을 확인해야 하지만, 트위터는 한 화면 안에 텍스트를 한꺼번에 볼 수 있다. ‘좋아요’ 수에 집착하지 않고, 자유롭게 이미지를 저장하고 싶다면 비공개 계정 인스타그램을 운영하는 것도 괜찮은 방법이다.

연락처에도 메모하기
스마트폰 연락처에는 휴대전화 번호뿐 아니라 이메일 주소를 비롯한 간단한 메모를 할 수 있는 공간이 있다. 수많은 사람을 만나야 하는 직업이라면 간혹 전화한 사람의 이름과 얼굴, 목소리가 매칭되지 않을 수 있다. 전화한 상대에게 “누구시죠?”라고 되묻는 결례를 범하지 않으려면 연락처에 그 사람의 인상착의나 특징 등을 기록할 것. 기억을 떠올리기에 좋다.

손에 닿을 정보는 스마트폰에
스마트폰에 설치돼 있는 기본 메모장에는 언제 어디서든 볼 수 있는 내용을 적는다. 통장 계좌번호처럼 사적인 것은 물론 회사 상사가 즐겨 물어보는 무선 인터넷 비밀번호, 회식 후 만취한 동료의 안심 귀가를 도와줄 그의 집주소 등. 잡다하지만 모르면 아쉽고 불편한 정보들이다. 스마트폰 메모장은 메일과 연동돼 있어서 메모 내용을 분실할 일도 없다. 단, 통장 비밀번호, 카드 비밀번호와 같은 개인 정보 메모는 피할 것. 스마트폰을 분실하면 몽땅 유출될 수 있기 때문이다.

메모광이 추천하는 메모 앱

구글 킵 
포스트잇을 쓰듯 간단한 내용을 빨리 써야 할 때 적합하다. 클라우드 서비스라 PC에서 웹브라우저로도 사용할 수 있고 스마트폰을 잃어버리거나 데이터가 지워져도 구글 서버에 자동 저장돼 있는 내용은 지워지지 않아 안전하다.

네이버 달력 
스마트폰에 있는 달력 앱이 부족하다 느끼는 사람이 사용하면 좋다. 별표, 동그라미 등과 같은 표시 기능도 다양하고, 스티커도 있어서 아기자기 꾸미는 재미도 있다. 네이버 메일과 연동돼 있어 스케줄 알림을 스마트폰과 메일로 동시에 받을 수 있다.

에버노트 
개인 정보, 업무 관리, 자산 관리, 관심거리 등 다양한 정보를 일괄 정리할 수 있다. 텍스트 문서를 사진으로 저장해도 검색이 가능하다. PC와 스마트폰으로 동시에 사용하면 양쪽에 정보가 공유된다. 블로그와 SNS 등에서 얻은 정보를 클리핑해서 모아 보기에도 좋다.

데이원 
스케줄러와 일기장을 스마트폰에 그대로 옮겨놓은 것 같은 앱이다. 심플한 디자인에 딱 필요한 기능만 가지고 있어 누구나 손쉽게 사용할 수 있다. 날짜를 누르면 내가 기록한 시간, 날씨, 장소 그리고 사진까지 올릴 수 있다. 기록은 PDF로 저장할 수 있다.

ADVISER’S PROFILE

-신정철 [메모 습관의 힘] 저자이자 ‘마인드 와칭’이라는 블로그와 페이스북을 운영하고 있는 연구원이다.
-이하나 출판사 편집자로 일하며, 스마트폰에 카테고리별로 저장된 사람만 1000명이 넘는다. 
-사공효은 패션 기자이며 한 해에만 수십 번진행되는 화보 촬영을 위해 각종 이미지와 제품 사진을 정리하고 관리하는 게 주된 업무이 기도하다.
-고은영 대기업 온라인 파트 마케터. SNS를 다각도로 활용하며 이용자들의 취향과 트렌드를 읽는 일을 하고 있다.

에디터
전소영
참고서적
[메모 습관의 힘] 신정철, 토네이도
발행2016년 1월호